Es gibt diese Dinge, die einfach nicht beliebt sind – und das Audit gehört für IT-Verantwortliche ganz sicher dazu. Doch mit der richtigen Vorbereitung ist die Lizenzprüfung kein Problem. Die Checkliste zeigt, was zu beachten ist.

Kontrola licencji na oprogramowanie: Spostrzeżenia i przygotowanie do audytu

Podczas audytu producent oprogramowania (np. Microsoft) sprawdza, czy wszystkie wersje używane w firmie są również licencjonowane lub, innymi słowy, czy oprogramowanie jest używane nielegalnie. Producent zapewnia sobie do tego prawo w umowie licencyjnej w tzw. klauzuli audytowej. Audyt może zatem dotyczyć każdej firmy; audytorzy zazwyczaj wybierają firmy losowo.

Sam audyt jest następnie przeprowadzany przez doświadczonych audytorów. Często firmę odwiedza dwóch przedstawicieli, a w przypadku dużych firm może być ich więcej. Trudno powiedzieć, jak długo pozostają - tylko do zakończenia audytu. Może to nastąpić po kilku dniach, ale możliwe, że również po tygodniach. Generalnie im lepsze przygotowanie, tym krótszy audyt.

Aby przejść przez audyt bezpiecznie, szybko i spokojnie, oto najlepsze praktyczne wskazówki dla firm.

Poznaj problemy związane z audytem

Zaniżone licencje to główny problem związany z audytami. W przypadku większości firm, których to dotyczy, nie jest to wynikiem zamiaru, ale zaniedbania. Jeśli nie prowadzi się dokładnej dokumentacji, łatwo jest nieumyślnie przyznać licencję dwukrotnie. Jeśli audytorzy odkryją takie podlicencjonowanie, staje się to kosztowne - i to nie tylko dla firmy. Osoby odpowiedzialne ponoszą również osobistą odpowiedzialność.

Efektywne przygotowanie do auditu oprogramowań

Dlatego najlepiej jest przygotowywać się do audytu na bieżąco, nawet jeśli nie został on zapowiedziany. Oznacza to, że dział IT powinien dokładnie dokumentować, kto korzysta z jakiej licencji. Pomaga w tym narzędzie SAM. Program automatycznie monitoruje licencje i ostrzega o duplikatach lub niedostatecznych licencjach.

Producenci zazwyczaj dają 30-dniowe okno czasowe na faktyczne przygotowanie audytu. Należy wykorzystać ten czas na zebranie wszystkich zapisów dotyczących licencji i ich wykorzystania.

Jeśli korzystasz z używanych licencji, powinieneś również przedstawić dowód legalnego zakupu i transferu zgodnego z wymogami producenta w momencie audytu. Twoja korzyść: Jeśli zakupiłeś produkty od nas, przygotowaliśmy już dla Ciebie wszystkie istotne dokumenty w momencie zakupu.

Skuteczne rozwiązania dla wyników audytów: Zaniżone i zawyżone licencje

Współpraca jest najważniejszym warunkiem wstępnym szybkiego i pozytywnego zakończenia audytu. Prawa audytorów zależą od odpowiednich postanowień umowy licencyjnej. Zasadniczo jednak firma musi udostępnić wszystkie stacje robocze i przedstawić dowód posiadania wszystkich licencji. Ponieważ proces ten jest bardzo specjalistyczny, większość działów IT nie posiada wiedzy na temat własnych praw i obowiązków. Zewnętrzny konsultant jest zatem cenny, zwłaszcza dla firm z wieloma stacjami roboczymi IT.

Ocena wyników
Na koniec audytu audytorzy sporządzają bilans licencji. Mówiąc prościej, może on przynieść trzy wyniki: niedostateczne licencjonowanie, dokładnie odpowiadające licencjonowaniu lub nadmierne licencjonowanie.

Udzielanie sublicencji - co robić?

Największym problemem jest sublicencjonowanie. Z jednej strony oznacza to kary, a z drugiej firmy są zobowiązane do zakupu brakujących licencji. Odpowiednie oferty są dostępne u producenta - ale sprzedaje on tylko licencje na aktualne oprogramowanie.

Większość firm korzysta jednak w swojej działalności ze starszej wersji. Chociaż nowe programy są kompatybilne poprzez downgrade, są one drogie. Taniej jest kupić używane licencje. W ten sposób można legalnie naprawić niedostateczne licencjonowanie bez ponoszenia wysokich kosztów inwestycyjnych. Często możemy nawet zorganizować odpowiednią wersję!

Nadmierne licencjonowanie: odzyskiwanie kapitału

Nadmierne licencjonowanie jest mniejszym problemem, ponieważ nie wiąże się z żadnymi karami i nie wymaga żadnych działań. Oznacza to jednak, że w firmie opłacono zbyt wiele licencji - umowy serwisowe mogą nawet generować wysokie koszty dodatkowe! Sprzedając nadmiarowe pakiety, masz możliwość odzyskania części zainwestowanych środków. Zapraszamy do kontaktu, regularnie skupujemy licencje na oprogramowanie.